Gérer ses documents dans le BTP : pourquoi et comment ?

Pour mener à bien un projet de construction, les professionnels du bâtiment doivent gérer au quotidien un certain nombre d’informations et de documents. Afin de travailler efficacement et être rentable, il est indispensable d’organiser ses papiers. Mais comment classer ses documents sur ordinateur ? Quel logiciel BTP vous aidera à générer facilement vos livrables ? Découvrez la solution pour avoir une vision transverse du projet.

Les types de documents à gérer

Freelance dans le bâtiment, vous aurez comme toutes les entreprise de btp, a géré une quantité importante de documents.

On distingue trois types de papiers :

Les plans

  • implantation équipements ;
  • plan particulier de sécurité et de protection ;
  • plan, coupe, élévation ;
  • schéma ;
  • suivi topographique ;
  • plan de détail ;
  • plan de façade…

 Les documents techniques

  • carnet de détails ;
  • fiche matériaux ;
  • manuel utilisateur ;
  • note de calcul ;
  • note technique ;
  • planning des travaux…

Les documents administratifs

  • cahier des clauses administratives générales ;
  • document de marché ;
  • appel d’offre ;
  • contrat ;
  • devis ;
  • plan assurance qualité…

A ces différents papiers, s’ajoute la correspondance (lettre, courriel, fax…).

Tous ces documents, sans exception, doivent être conservés précieusement et rangés dans un dossier physique ou virtuel. En effet, ils sont appelés à subir différents traitements tout au long d’un projet de construction. Vous serez peut-être amené à les modifier, les corriger, les valider ou à les diffuser. Sans véritable méthode de classement des documents et processus adapté à votre activité, il vous sera difficile de suivre leur cycle de vie.

Faut-il utiliser un logiciel de gestion documentaire pour la construction ?

Appelés GED (gestion électronique des documents), ces logiciels s’adaptent au secteur d’activité. En tant qu’entrepreneur ou travailleur indépendant dans le btp, vous trouverez de nombreuses solutions logicielles.

Il n’est pas obligatoire de faire appel à un construction document management pour la gestion de vos papiers. Au début, vous pouvez vous contenter d’un document Google Drive pour tenir à jour vos projets et organiser vos documents.

Cependant, le secteur du btp nécessite énormément de papiers. Les entreprises de la construction, des travaux publics, du génie civil sont soumises à de nombreuses contraintes qui génèrent des documents.

D’autre part, en tant que professionnel du bâtiment, vous travaillez avec différents collaborateurs. Un GED btp vous sera utile pour échanger des documents et des données avec les divers acteurs du projet (maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, bureau d’études, sous-traitants…).

Gestion des documents, les enjeux dans le btp 

Une solution logicielle pour gérer son flux documentaire s’avère très utile pour les travailleurs du btp. En effet, ces derniers sont soumis à différentes contraintes et exigences.

Un nombre croissant d’intervenants

Les projets de construction, dont l’ampleur ne cesse de croître,  requièrent de plus en plus de technicité. Ils demandent également de nombreuses exigences notamment en termes de réglementation. Cela fait interagir un certain nombre d’acteurs.

Par conséquent, le volume d’informations échangées connaît lui aussi une croissance considérable. Le logiciel peut ainsi intervenir comme outil collaboratif.

Une sécurisation des données

Les documents de chantier et les informations relatives aux projets doivent rester confidentiels. En tant qu’entrepreneur dans le btp, vous devez assurer la traçabilité des documents en veillant à ce qu’ils soient partagés de manière fiable et efficace.

L’accessibilité des documents et des informations

Quel que soit le projet de construction d’un nouveau bâtiment (logement, commerce, bureaux, bâtiment agricole…), il nécessite de la mobilité. L’information doit être facilement accessible depuis n’importe quel endroit y compris à l’étranger. Il est indispensable de centraliser l’information dans un lieu unique pour la retrouver rapidement.

D’autre part, la dématérialisation des documents permet un gain de temps considérable. Vous retrouverez plus vite une donnée importante en consultant votre ordinateur qu’en fouillant dans une liasse de papiers. De la sorte, votre préparation de chantier batiment sera simplifiée.

Une adaptation aux nouvelles pratiques

Les métiers du btp n’échappent pas aux évolutions technologiques, au contraire ! Il existe aujourd’hui de nouvelles pratiques avec utilisation de la maquette numérique ou BIM. D’autre part, le travail du freelance doit aussi intégrer les équipements et objets connectés.

Les données se révèlent à la fois plus nombreuses et plus complexes qu’auparavant.

Choix du logiciel de GED dans le btp

Si vous décidez d’investir dans un logiciel GED, tournez-vous vers les solutions adaptées spécifiquement à votre secteur d’activité. Il existe de nombreux outils dédiés au domaine de la construction et qui ont pour vocation de faciliter la gestion des projets. Ils prennent en compte les différents formats de fichiers notamment les documents Autocad.

Comment choisir un logiciel parmi tous ceux présents sur le marché ? En fait, vous devez établir vos propres critères avant de prendre votre décision. Il n’est pas question de sélectionner le meilleur logiciel batiment, mais celui qui convient le mieux à votre situation.

Votre futur GED doit :

  • correspondre à la complexité de votre activité professionnelle ;
  • répondre à vos besoins spécifiques ;
  • être simple d’utilisation, ergonomique et doté d’une interface conviviale ;
  • s’inscrire dans votre budget.

Pour vous aider dans votre choix, définissez vos besoins (présents et futurs) et fixez-vous un cahier des charges. Cela vous aidera à comparer les offres des différents éditeurs de GED.

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