Le guide pour travailler à distance avec un freelance

 

Vous envisagez de faire appel à un prestataire pour remplir une mission urgente ou faire face à un pic d’activité ? Quel que soit votre secteur (BTP, industrie, mécanique, ingénierie…), collaborer avec un travailleur indépendant (dessinateur, projeteur, architecte, ingénieur…) ne s’improvise pas. Pour que votre projet soit mené à bien dans les délais impartis, il convient d’apprendre à travailler à distance avec un freelance. En quoi consiste réellement le free-lancing ? Quelles sont les étapes de travail à respecter ? Comment bien communiquer  avec le travailleur indépendant ? Quels outils collaboratifs facilitent le partage d’informations et de documents ? Nous répondons à toutes vos questions dans ce guide à destination des entreprises.

Qu’est-ce qu’un freelance ? Le b.a.-ba pour travailler à distance avec un indépendant

Le principe du freelancing

Un freelance est un travailleur indépendant. Cela signifie qu’il travaille à son compte et non pour une entreprise en particulier. Il est son propre patron. Par conséquent, lorsque vous décidez de collaborer avec un freelance, il n’y a aucun intermédiaire, sauf si l’indépendant est en portage salarial.

Contrat et devis

Contrairement au salarié, le freelance ne signe pas de contrat de travail avec l’entreprise. La mission peut faire cependant l’objet d’un contrat de prestation. A défaut, si la mission est courte, un devis signé suffit pour contractualiser la relation qui lie l’indépendant à la société. Le document comportera les mentions obligatoires, le détail des différentes étapes de travail ainsi que les délais. Une fois signé et complété de la mention « Bon pour accord », il engage les deux partis (prestataire et client). En tant que client, vous êtes donc tenu de payer le tarif convenu pour la mission. La signature du devis peut aussi s’accompagner du versement d’un acompte, qui sera ensuite déduit du prix final.

Taux horaire, tarif à la journée, forfait par mission… : la rémunération du freelance

Côté rémunération, le freelance adresse une facture à l’entreprise une fois la prestation terminée. En fonction de son secteur d’activité (dessin industriel, ingénierie, architecture, design…) et de la tâche, le travailleur indépendant peut choisir de facturer au taux horaire ou au tarif journalier. Il a également la possibilité d’établir un forfait par mission.

Le règlement de la facture

Pour régler la facture, prenez note du délai de paiement spécifié. Il peut varier en fonction du prestataire (à réception, dans les 30 jours…). Afin que la collaboration s’achève sur une note positive et que les deux partis aient envie de retravailler ensemble, il est important de respecter le délai mentionné. D’ailleurs, en cas de dépassement du délai spécifié, des pénalités de retard peuvent être appliquées.

Attention au salariat déguisé

Dans tous les cas, il ne faut pas assimiler un indépendant à un télétravailleur, même si tous les deux travaillent à domicile. Vous pouvez faire appel à un freelance pour de la sous-traitance, en cas de mission urgente ou d’un pic d’activité. Mais, même si vous collaborez régulièrement avec un prestataire, il n’y a aucun lien de subordination. Vous ne pouvez pas lui imposer des horaires ni lui donner des instructions sur sa manière de travailler. De la même manière, vous pouvez être accusé de salariat déguisé si vous lui mettez du matériel à disposition ou si vous le sanctionnez. Le cas échant, vous exposez votre société à un redressement de l’Urssaf. Et la collaboration peut être requalifiée en contrat à durée indéterminée (CDI) avec obligation d’intégration.

Elaborer un cahier des charges pour définir son projet

Pour travailler à distance avec un freelance, il faut d’abord faire preuve de clarté. La première étape consiste en la rédaction du cahier des charges. Celui-ci doit être détaillé pour que le freelance puisse avoir une idée précise du travail qui l’attend. Plus le projet s’avère ambitieux, et plus le document devra être fourni. Traduisez vos exigences en compétences techniques. Evaluez également la durée de la mission et ses modalités (date de début, délai…). Et n’hésitez pas à communiquer à votre prestataire toutes les informations utiles sur votre société (culture d’entreprise, état de la concurrence…).

S’il s’agit d’une mission de faible importance (ex. : réalisation d’un plan par un dessinateur industriel), limitez-vous à un simple briefing. Il contiendra cependant une description du travail attendu ainsi que les règles à respecter pour que la collaboration se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Suivi de la mission : communiquer efficacement autour d’un projet

En tant qu’entreprise, vous devez suivre le projet de manière régulière. Assurez-vous de l’avancée du travail. Au début de la mission, il s’agit de vérifier que le freelance (dessinateur, prestataire BIM, projeteur…) a bien cerné les tâches à accomplir. Puis, au fil des semaines, maintenez un lien avec le travailleur indépendant pour instaurer une relation de confiance. Puisque vous ne pouvez pas passer le voir à son bureau, échangez par e-mail au moins une fois par semaine.

Attention, l’objectif de cette communication ne consiste pas à vouloir tout contrôler. Pour travailler à distance avec un freelance, il faut s’intéresser à la qualité du travail et au respect des délais. Ne jugez pas la manière de travailler, chaque indépendant a son propre style.

Et si des modifications doivent être apportées au cours du projet, dressez une liste claire par courriel. N’envoyez pas plusieurs messages avec les rectificatifs à apporter car l’indépendant risquerait de s’y perdre. En cas de changements au cours de la mission, vous devez également adapter votre tarif et revoir le délai en l’allongeant.  

Travail à distance : et si on faisait quand même équipe ?

Certes, le freelance évolue seul, souvent à son domicile, parfois dans un espace de co-working, mais vous pouvez quand même l’impliquer dans le travail d’équipe. Cela permet de créer des liens entre l’indépendant et vos salariés. Par exemple, incluez le dessinateur en freelance au reste du bureau d’études via des réunions en visioconférence. Le partage d’idées est facilité, ce qui améliore les performances de chacun.

Si le freelance doit effectuer une mission d’envergure, prenez le temps de le présenter officiellement au reste de l’équipe. Et au besoin, mettez-le en contact avec des personnes aptes à l’épauler dans son travail. Il est important que le travailleur indépendant soit imprégner de la culture de votre entreprise et se sente mis en confiance.

Les outils collaboratifs généralistes pour faciliter le travail à distance

Avec l’essor du freelancing et du télétravail, les outils collaboratifs s’avèrent indispensables pour communiquer à distance sur un projet. Aujourd’hui, il existe de multiples outils gratuits pour partager son travail et se transmettre des documents.

En voici un échantillon :  

  • il y a d’abord Dropbox. C’est un outil de partage et de travail collaboratif qui permet le stockage de fichiers en ligne. Vous pouvez transmettre des consignes et des documents complémentaires nécessaires à la mission de l’indépendant ;
  • Google propose aussi son outil de travail collaboratif via Google Drive. Vous pouvez partager n’importe quel type de fichiers et vous avez également la possibilité de créer des documents directement dans l’interface ;
  • Trello est un outil pratique pour organiser les tâches et gérer un projet à plusieurs. Vous pouvez suivre l’avancée des différentes missions des prestataires ;
  • Skype, lui, est un logiciel de messagerie instantanée qui vous sera utile pour dialoguer avec les freelances en temps réel ;
  • quant à Podio, il se présente sous la forme d’un espace de travail collaboratif gratuit. Très complet, il permet de communiquer en temps réel et de partager des fichiers grâce à l’intégration d’autres outils tels que Dropbox, Google Drive et Evernote ;
  • enfin, Invision est un outil de collaboration qui aide à la création de maquette. Vous avez la possibilité d’importer des conceptions et de créer des prototypes. Les designers en freelance peuvent télécharger les conceptions et collaborer en ligne.

Les plateformes collaboratives dans le BTP et l’ingénierie

Dans les projets d’ingénierie et du bâtiment, de nombreux acteurs interviennent : fournisseurs, sous-traitants, partenaires, architectes en freelance… Pour coordonner les projets, il est nécessaire d’utiliser des plateformes collaboratives spécialisées. Ces outils se révèlent très utiles pour inclure un freelance dans une mission et communiquer efficacement avec lui.

Les plateformes collaboratives sont des outils fédérateurs qui permettent à chacun des acteurs d’accéder aux documents (plan, contrat…). Toutes les données indispensables à la réalisation du projet sont centralisées dans cet outil web.

Par ailleurs, l’essor du BIM ou de la maquette numérique entraîne le développement de ces plateformes collaboratives. Ainsi, de nombreuses starts ups françaises ont créé des plateformes de travail collaboratif à destination de la filière de la construction, démocratisant ainsi l’accès à la réalité virtuelle. Elles certifient les livrables et les documents, en plus d’avoir d’autres fonctions novatrices : suivi prédictive des chantiers, numération d’ancien plan 2D, impression des futurs bâtiments… Ainsi, en tant qu’entreprise, vous pouvez vous servir d’outils tels qu’AxeoBIM, BIM my Project, BIM&CO, XtreeE ou BIMEO pour travailler à distance avec un freelance sur des projets BIM.  

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