Les règles à connaître pour établir une facture en comptabilité

Vous vous apprêtez à facturer vos premiers clients ? En tant que jeune entrepreneur, il est normal de se faire guider lors de cette étape. En effet, une facture doit comporter des mentions obligatoires afin d’être dans la légalité. Comment faire une facture sur Excel ou via un logiciel de facturation ? Quel délai devez-vous respecter ? Découvrez toutes les subtilités à connaître pour tenir une comptabilité efficace.

La valeur d’une facture

En réalité, la facture ne possède pas une valeur, mais plusieurs. Ce document qui établit le détail des prestations réalisées pour un client a une valeur commerciale et juridique. En effet, la facture représente une preuve tangible de la réalisation d’un service.

Le document possède aussi une valeur comptable. Grâce à la facture, vous pourrez établir vos comptes annuels. Elle vous servira également de justificatif si la situation l’exige.

Enfin, en cas de contrôle, la facture sera examinée de près, d’où sa valeur fiscale. Pour éviter tout impair, conservez vos factures pendant au moins dix ans.

Les différents types de facture en comptabilité

Les travailleurs indépendants et entrepreneurs connaissent tous la facture de solde, ou définitive, celle qu’ils envoient au client lorsque la prestation est terminée.

Mais, il existe d’autres types de documents utiles à une entreprise. En effet, il faut distinguer la facture d’acompte et la facture de solde.

  • la facture d’acompte est à délivrer au client lors du versement de l’acompte. Elle respecte les mêmes règles que la facture de solde ;
  • la facture pro forma (ou selon la forme) est un document commercial similaire au devis. Les petites et moyennes entreprises l’utilisent pour se mettre d’accord avec le client avant l’établissement de la facture définitive.

Traitement comptable des factures clients, les obligations

La loi encadre les modalités de facturation. Par conséquent, les factures clients sont soumises à un traitement comptable spécifique.

L’entrepreneur a obligation de fournir une facture à son client dès lors que le tarif de la prestation excède 25 euros.

D’autre part, le délai de facturation d’une prestation s’avère lui aussi encadré. Le document doit être émis à la réalisation du service et transmis sous 15 jours maximum.

Néanmoins, le travailleur indépendant qui collabore de manière régulière avec un client aura la possibilité d’émettre une facture périodiquement (une fois par mois, par exemple). L’entrepreneur veillera cependant à ne pas dépasser un mois de délai pour émettre une facture.

La facturation peut être effectuée directement par le freelance. L’auto-entrepreneur, par exemple, bénéficie d’une comptabilité simplifiée qui lui permet d’être autonome dans cette tâche. L’opération se fera sur le tableur Excel ou en passant par un logiciel de facturation gratuit ou payant. Ceux qui possèdent une entreprise individuelle se feront aider par un expert-comptable choisi avec soin.

Enfin, il existe deux possibilités pour adresser une facture à un client : support papier ou format dématérialisé. Si vous optez pour la version électronique avec envoi par mail, choisissez la facturation pdf afin que le document ne soit pas modifiable.

La facture sera éditée en deux exemplaires : un pour le client et un autre pour vous.

Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture

Rédigée impérativement en français, la facture doit comporter des mentions légales :

  • date de l’émission de la facture ;
  • numéro de facture. Il doit s’agir d’un numéro unique, en continuité avec les factures précédentes ;
  • identité du prestataire avec dénomination de l’entreprise, adresse du siège social et numéro de SIRET ;
  • nom et adresse du client ;
  • détail des prestations en spécifiant leur quantité ainsi que leur prix hors taxes ;
  • date de la prestation ;
  • délai de paiement ;
  • taux de TVA applicable et numéro de TVA.

A cela s’ajoutent le montant total, les modalités de paiement ainsi que d’éventuelles pénalités de retard. A noter, au-delà de 1000 euros, le paiement en espèces s’avère interdit.

Comment annuler une facture non-payée ?

L’établissement d’une première facture se révèle une opération délicate. Le freelance débutant peut commettre une erreur. Sachez qu’il est tout à fait possible d’annuler et rectifier une facture non acquittée.

Pour une annulation facture client dans les règles, il suffit de transmettre le nouveau document au client en faisant mention d’une version précédente. Dans tous les cas, une facture ne peut pas être supprimée. En effet, la numérotation chronologique doit être scrupuleusement respectée et ne comporter aucun « trou ».

Enfin, il est également possible de rectifier son erreur en transmettant une note d’avoir à son client en faisant référence à la facture initiale. Le document sera alors une facture en négatif avec le montant de la réduction accordée pour la prochaine fois.

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